Die 10 besten Kommunikationswerkzeuge (mit Vor- und Nachteilen)

Wenn man ein Team von zwei Personen ist, ist alles einfach. Die Rollen und Verantwortlichkeiten sind klar. Auch die Teamkommunikation läuft reibungslos. Ein schneller Ellenbogenschub und ein freundliches “Was geht, Kumpel?” halten alles in Schwung.

Aber wenn das Unternehmen wächst, kann die Gruppenkommunikation zu einer echten Herausforderung werden. Plötzlich fühlt sich die Kommunikation im Team chaotisch an. Vielleicht jonglierst du mit verschiedenen Plattformen wie WhatsApp, Facebook und Skype. Es kann schnell unübersichtlich werden!

Die Bedeutung von Kommunikationsmitteln

Wichtige Dokumente scheinen in der Luft zu verschwinden, wodurch dir wertvolle Zeit verloren geht, während du versuchst, sie zu finden. Du hast das Gefühl, dass die Arbeit nicht mehr vorankommt.

Kommt dir das bekannt vor?

Es wird Zeit für ein Tool, das die Teamkommunikation organisiert und alles zusammenbringt. Die richtige Team-Kommunikationssoftware kann dabei helfen, alles zu organisieren und dein Team auf Kurs zu halten.

Unser Team bei Chanty arbeitet hart an unserem Kommunikationstool. Natürlich sind wir auf verschiedene Mitbewerber gestoßen und haben eingehende Analysen verschiedener Apps durchgeführt. Als Ergebnis haben wir eine Liste der zuverlässigsten internen Kommunikationstools zusammengestellt, mit ihren Vor- und Nachteilen, um dir die Entscheidung zu erleichtern.

Nun ist es an der Zeit, die besten Kommunikationstools anzusehen.

1. Chanty

Es wäre nicht unser Blog, wenn wir die Liste nicht mit einer App beginnen würden, die wir selbst entwickeln. Chanty ist eine Team-Kollaborationsplattform mit einer klaren Benutzeroberfläche (UI) und einer intuitiven Benutzererfahrung (UX). Dadurch ist sie eine großartige Wahl für alle Arten von Arbeitsteams, selbst für die “nicht so technikaffinen” Nutzer.

Chanty bietet eine unbegrenzte Nachrichtenhistorie. Du kannst mit deinen Kollegen in öffentlichen, privaten und persönlichen Gesprächen über Textnachrichten, Audio-/Videoanrufe und Sprachnachrichten kommunizieren. Jede Nachricht kann ganz einfach in eine Aufgabe umgewandelt und einem Teammitglied zugewiesen werden.

Chanty bietet außerdem das einzigartige Konzept des “Teambooks”, das alle deine Kommunikationen organisiert. Wenn du das Gefühl hast, dass dein Chat bei der Arbeit ein “Schwarzes Loch” wird, wirst du Chanty definitiv mögen, denn hier ist es super einfach, alles zu finden. Insgesamt wird die Arbeit mit Chanty schneller und einfacher erledigt.

Durchsuchbare Nachrichtenhistorie ist in allen Chanty-Plänen enthalten.

Wenn du Fragen zu Chanty hast, lass es uns gerne in einem Kommentar wissen. Andernfalls kannst du dich unserer engen Chanty-Community anschließen und unsere App ausprobieren. ⬇️ Wir freuen uns auf dein Feedback.

2. HubEngage

HubEngage ist eine vereinheitlichte Multi-Channel-Plattform für Mitarbeiterkommunikation, Mitarbeiteranerkennung, unternehmensinterne soziale Netzwerke, Umfragen, Instant Messaging und KI-Suche. Unternehmen jeder Größe können alle ihre Mitarbeiter über ein Intranet, mobile Apps, E-Mails, SMS/Textnachrichten und digitale Displays erreichen und einbinden.

HubEngage integriert sich auch in Slack, MS Teams, SharePoint und WhatsApp, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter dort erreicht werden, wo sie sich befinden. Organisationen haben die Flexibilität, die Module auszuwählen, die sie benötigen, und können problemlos weitere Module hinzufügen, ohne eine neue Plattform kaufen, neue Integrationen verwalten oder Mitarbeiter dazu auffordern zu mehreren Apps zu wechseln. Mit EINER App für Mitarbeiter können Organisationen eine höhere Produktivität, stärkere Engagement-Raten und geringere Kosten erzielen.

2. ProofHub

ProofHub, im Gegensatz zu anderen Team-Kommunikationstools auf der Liste, ist eine All-in-One-Projektmanagement- und Team-Kommunikations-App. Es wird besonders dann nützlich, wenn die Verwendung mehrerer Tools zum Chatten, Planen, Organisieren und Verfolgen des Arbeitsfortschritts verstreute Daten, abgelenkte Nutzer, zusätzlichen Aufwand und keinen zentralen Ort für die Leistungsübersicht verursacht. Wenn das Synchronisieren von Teams mit dem Wachstum Ihres Unternehmens immer komplizierter wird, könnten Sie sich genauso gut entscheiden, Zeit und Geld in ein einziges Tool zu investieren, anstatt in viele. Genau hier glänzt ProofHub.

3. Brosix IM

Brosix IM ist eine Team-Kommunikations-App, die sich auf private und vollständig verwaltete Teamnetzwerke spezialisiert hat. Brosix bietet ein All-in-One-Kollaborationspaket mit Funktionen wie Audio- und Videoanrufen, Peer-to-Peer-Dateitransfer, dedizierten Chats und Bildschirmfreigabe.

Besondere Aufmerksamkeit wird der Sicherheit und dem Datenschutz auf den privaten Netzwerken von Brosix gewidmet, mit End-to-End-Verschlüsselung aller Kommunikationskanäle und administrativer Kontrolle darüber, wer dem Netzwerk beitritt. Dies macht Brosix zu einer guten Wahl, wenn Sie nach einer Team-Kommunikations-App mit hohem Sicherheitsniveau suchen.

4. Slack

Slack ist eine beliebte App für Teamkommunikation und Zusammenarbeit. Sie bietet Instant Messaging, Dateifreigabe, Audio-/Videoanrufe, leistungsstarke Suchfunktionen und die größte Anzahl an Integrationen im Vergleich zu anderen Tools.

5. Flock

Flock ist eine Teamkommunikations-App aus Indien, die Instant Messaging, zahlreiche Integrationen, integrierte To-Do-Listen und Umfragen bietet. Audio- und Videoanrufe sind über die Integration mit Appear.in verfügbar.

6. Microsoft Teams

Microsoft Teams, als Teil des Office 365-Pakets, ist ein Teamkommunikationstool, das für Unternehmen entwickelt wurde. Mit seiner leistungsstarken, aber nicht sehr intuitiven Funktionalität bietet MS Teams Instant Messaging, Audio-/Videoanrufe über Skype for Business und nützliche Integrationen mit Microsoft Office 365-Tools.

7. Ryver

Durch die Kombination von Teamkommunikation mit einem Aufgabenmanager führt Ryver eine kostenlose Teamkommunikations-App mit unbegrenzten Nachrichten und Datenspeicher ein. Die Integration mit Zapier ermöglicht es, Ryver mit mehr als 500 Apps zu verbinden. Die App ist kostenlos, bis deine Teammitglieder Aufgaben zu nutzen beginnen. Die ersten 14 Tage erhältst du Premium-Dienste kostenlos.

8. Fleep

Fleep ermöglicht die Kommunikation mit anderen Fleep-Nutzern oder sogar das Versenden von E-Mails an jeden über Fleep. Ein Team in Fleep entspricht einem privaten Kanal in Slack. Audio- und Videoanrufe sind über die appear.in-Integration verfügbar, die bis zu acht Personen in einem Anruf zulässt.

9. FlippingBook

FlippingBook bietet ein Online-Tool und eine Desktop-Software zur Erstellung digitaler Flipbooks. Das Tool konvertiert PDFs in interaktive, professionelle Dokumente, die als Links geteilt werden können. FlippingBook erleichtert die Zusammenarbeit im Team: Teams können Flipbooks in einem privaten Arbeitsbereich erstellen, private oder freigegebene Ordner verwenden und andere Tools für einen reibungsloseren Arbeitsablauf integrieren. Das Tool bietet bereits mehrere Funktionen, die Ihnen die Arbeit erleichtern: von einem Lead-Capture-Formular über Designoptionen bis hin zu detaillierten Statistiken, die nativ im Produkt integriert sind. Außerdem können Sie es mit jedem anderen Tool über Zapier integrieren.

Mit der Vielzahl an internen Kommunikationstools stellt sich die Frage:

Wie wählt man die besten Kommunikationstools?

Die Wahl der richtigen Team-Kommunikationssoftware für Ihr Unternehmen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Obwohl jedes Team einzigartig ist und individuelle Anforderungen hat, können die folgenden Kriterien Ihnen helfen, sich im Dschungel der Optionen zurechtzufinden:

1. Achten Sie darauf, dass es ein geschlossener Teamraum ist

Team-Kommunikationstools sind privater als gängige Plattformen wie Skype. Bei Skype können Sie Nachrichten von Freunden oder der Familie erhalten, was ablenkend ist, wenn Sie gerade arbeiten möchten. Manchmal können Sie auch einen Kunden oder Freelancer in Ihren Team-Chat einladen, aber in der Regel kommunizieren Sie hauptsächlich mit Ihrem Team über Aufgaben und Projekte.

2. Leistungsstarker Team-Chat

Obwohl Sie ein großer Fan von Video- und Audioanrufen sein mögen, ist Textkommunikation immer noch für jedes Team unerlässlich. Daher bin ich oft überrascht, Google Hangouts und FaceTime in Listen von „Team-Kommunikations-Tools“ zu sehen. Die beste Team-Kommunikationssoftware sollte mehr bieten als nur grundlegende Nachrichten. Sie sollten in der Lage sein, Dateien zu teilen, Ihre Nachrichtenhistorie zu durchsuchen, Nachrichten zu bearbeiten, zu löschen, weiterzuleiten, wichtige Gespräche zu „pinnen“ und vieles mehr. Warum sich mit nur Text oder Video begnügen, wenn Sie beides und noch viel mehr haben können?

3. Überprüfen Sie die Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien Ihrer Kommunikationstools

Die sensiblen Informationen, die Sie und Ihr Team teilen, sollten nur für Ihr Unternehmen zugänglich sein. Sie möchten keine Datenlecks oder unbefugten Zugriff auf private Gespräche. Einige Team-Kommunikationstools ermöglichen es Administratoren, private Chats einzusehen, was in bestimmten Unternehmen akzeptabel sein mag, in anderen jedoch nicht. Wir empfehlen, die Datenschutzrichtlinien gründlich zu prüfen und alle Fragen zum Thema Datenschutz mit Ihrem Ansprechpartner für das Team-Kommunikationstool zu klären. Außerdem könnten Sie in eine KI-gestützte Zugangslösung investieren, bei der Teammitglieder und Administratoren nur dann auf sensible Daten zugreifen können, wenn sie bestimmte Anforderungen erfüllen.

4. Setzen Sie auf Geschwindigkeit

Ein großartiges Team-Kommunikationstool sollte Nachrichten sofort liefern, im Handumdrehen – schließlich möchte niemand auf das Laden von Nachrichten warten. Aber manchmal kann Software mit zu vielen komplexen Funktionen die Dinge verlangsamen. Überprüfen Sie jedoch zuerst Ihre Internetverbindung, bevor Sie Ihre Chat-Software für die langsame Leistung verantwortlich machen.

5. Testen Sie Video- und Audioanrufe

Wenn Ihr Team remote arbeitet, werden Videokonferenzen wahrscheinlich Teil Ihrer täglichen oder wöchentlichen Routine sein. Daher ist es wichtig, ein Team-Kommunikationstool zu wählen, das qualitativ hochwertige Video- und Audioanrufoptionen bietet. Diese Funktion kann entweder eingebaut oder als Integration mit einem Videokonferenzdienst (wie Chanty oder Skype) angeboten werden. Die beste Team-Kommunikationssoftware sorgt dafür, dass virtuelle Meetings so natürlich wie möglich wirken und Ihr Team immer verbunden bleibt, egal, wo es sich befindet.

6. Wählen Sie cloudbasierte Kommunikationstools

Es sei denn, Sie benötigen eine Software, die auf den Computern oder Servern Ihres Unternehmens installiert werden muss, ermöglicht Cloud-Speicher die Synchronisierung der Team-Kommunikation über verschiedene Geräte hinweg und den Zugriff auf Ihre Dateien und Nachrichten von überall. Cloud-Lösungen sind flexibel, einfach einzurichten und erfordern keine Installation auf den Computern Ihres Unternehmens.

7. Setzen Sie auf Benutzerfreundlichkeit

Team-Kommunikation findet täglich statt, daher sollte das von Ihnen gewählte Tool benutzerfreundlich und intuitiv sein. Da wir einen erheblichen Teil unseres Lebens bei der Arbeit verbringen, warum also nicht das Arbeiten angenehmer gestalten? Genau dieses Gefühl sollten Sie beim Einsatz eines Team-Kommunikationstools anstreben. Die besten Kommunikationstools ermöglichen eine einfache Zusammenarbeit ohne Frustration, sodass Ihr Team sich auf seine Aufgaben konzentrieren kann, anstatt mit der Software zu kämpfen. Es gibt keinen Platz für Ärger in Ihrem Arbeitsalltag. Es ist fast wie die Wahl eines Lebenspartners – wenn Sie die schlechten Angewohnheiten nicht ertragen können, sollten Sie es sich zweimal überlegen.

8. Integrationen

Integrationen sind es, die interne Kommunikationstools in der Regel von Software für die persönliche Kommunikation unterscheiden. Integrationen verwandeln Ihre Team-Kommunikationstools in ein zentrales Hub für alle arbeitsbezogenen Benachrichtigungen. Das bedeutet, dass Sie Benachrichtigungen aus allen Apps, die Sie verwenden (von MailChimp bis Zendesk und Xero), an einem Ort erhalten können. Dies streamlines Ihren Arbeitsablauf und reduziert die Notwendigkeit, ständig zwischen Plattformen hin und her zu wechseln. Definieren Sie die Apps, die Sie in der Arbeit am häufigsten verwenden, und prüfen Sie, ob die Team-Kommunikations-App die benötigten Integrationen bietet.

9. Plattformübergreifende Nutzung

Mit Ihrem Team verbunden zu bleiben, ist in der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt wichtig. Hier kommen mobile Apps ins Spiel, die die Team-Kommunikation einfacher und effektiver machen. Vielleicht ist es auch das FOMO (Fear of Missing Out), das ich empfinde, aber ich schaue oft auch abends nach der Arbeit oder am Wochenende in unseren Team-Chat. Die Nutzung eines Team-Kommunikationstools sollte in jeder Hinsicht bequem sein. Egal, ob Sie die Web-Version, macOS, Windows oder mobile Apps bevorzugen, die beste Team-Kommunikationssoftware sollte einfach zu bedienen, flexibel und auf allen benötigten Plattformen zugänglich sein. Es ist immer eine gute Idee, einen Kommunikationsplan zu haben.

10. Fragen Sie nach den benötigten Funktionen (und überprüfen Sie auch den Kundensupport)

Jedes Team hat einzigartige Anforderungen an die Funktionen einer App. Zögern Sie nicht, mit einem App-Vertreter oder einem Kundenbetreuer zu sprechen, um mehr über die Funktionen zu erfahren, die Sie benötigen. Je mehr Sie sich im Vorfeld über eine bestimmte App informieren, desto effizienter und produktiver wird die Team-Kommunikation.

Unser Team hat das Web durchforstet und jeden einzelnen Konkurrenten von Chanty analysiert. Natürlich hat jede Kommunikationssoftware ihre Stärken und Schwächen. Wir haben alle Rückmeldungen sorgfältig berücksichtigt, um eine App zu entwickeln, die definitiv Ihre Aufmerksamkeit verdient. Werfen Sie einen Blick auf Chanty, die 2018 neu eingeführte Team-Kommunikations-App, die mit Liebe und Leidenschaft entwickelt wurde.

Nun sind Sie dran. Welche Tools ziehen Sie für Ihr Team in Betracht und warum? Was sind die größten Kommunikationsherausforderungen in Ihrem Unternehmen? Teilen Sie Ihre Gedanken gerne in den Kommentaren mit.